De fleste selskaper har utarbeidet etiske retningslinjer og rutiner for varsling. Informasjon til de ansatte, ledere og verneombud ligger tilgjengelig på intranettsiden og i bedriftens håndbøker.
Men er du som leder forberedt?
Kanskje prosessen starter med at en ansatt stopper deg i gangen og forteller om et kritikkverdig forhold som pågår i bedriften. La oss si at det er en leder som trakasserer ansatte.
Du oppfatter dette som et varsel og er da forpliktet til å gjøre noe med det. Ettersom det er viktig å dokumentere et varsel, må du skrive det ned et sted. Så må du lagre dokumentasjon i henhold til GDPR.
Etter et par dager sender varsler mer informasjon på e-post. Dette er personsensitiv informasjon. Ettersom du i henhold til GDPR ikke bør ha sensitiv informasjon på e-post, ikke bør ha det på privat PC og heller ikke på fellesområde, vil du kanskje skrive ut dokumentasjon og gjemme det på et trygt sted sammen med resten av dokumentene.
Du plikter å undersøke et varsel om kritikkverdige forhold
Nå har du endel informasjon og i henhold til Arbeidsmiljøloven om varsling er du pliktig til å undersøke saken. Du ber om et møte med lederen det var blitt varslet på (kalles heretter den omvarslede)
I møte med omvarslede forteller du at du har fått et varsel om at han trakasserer ansatte i avdelingen. Omvarslede vil vite hvem som har varslet! Så forteller du navnet på varsler.
Varsler skal vernes mot gjengjeldelse
Neste morgen står den tillitsvalgte i døren og vil snakke med deg. Hun opptrer på vegne av varsler. Det har seg slik at omvarslede gikk tilbake til avdelingen i går og skjelte ut henne som hadde varslet og truet henne med sparken om hun drev med usann sladder på denne måte. 13 medarbeidere overhørte dette, ifølge tillitsvalgt.
2 timer senere får du inn en sykemelding fra varsler. Hun opplevde dette som en stor påkjenning og hun klarer ikke å være på jobb. I henhold til lov om varsling skulle du her ha sørget for at den ansatte ble vernet mot gjengjeldelse.
Med 14 dagers sykemelding må du finne en vikar for henne.
Prosess
Som arbeidsgiver er du i henhold til Arbeidsmiljøloven pliktig til å undersøke varselet, men hvor skal du begynne?
Kanskje du starter med å ringe varsler som nå er sykemeldt. Det er viktig å trygge henne. Husk å dokumentere det du gjør, loggføre og lagre på et sikkert sted.
Så kan det være lurt å snakke med omvarslede for å finne ut hva som faktisk skjedde i går? Gikk han tilbake til avdelingen og skjelte ut en ansatt foran 13 andre?
Du inviterer inn til en ny samtale hvor du selvsagt dokumenterer og loggfører det dere snakker om. Omvarslede forklarer at den sykemeldte har diktet opp en historie og at du kan snakke med hvem du vil av de andre ansatte og at ingen vil bekrefte hennes historie.
Du har ikke så lyst til å gjøre en faktaundersøkelse, men rusler ned i avdelinger. Du samler de ansatte og sier at du har forstått at det har vært en konflikt og om noen ønsker å fortelle noe til deg så er din dør åpen og at ingen trenger å være redd for å snakke med deg.
Det kommer ingen for å snakke med deg og du puster lettet ut.
Etter tre dager kommer det inn en ny sykemelding. Etter fire dager kommer det inn enda en sykemelding.
Alle tre sykemeldingene forlenges, og produktiviteten går kraftig ned i avdelingen. Du har fått inn tre vikarer, men det tar tid å lære dem opp.
I slutten av måneden får du inn to oppsigelser fra ansatte i avdelingen. De to går over til konkurrenten. Dere kan ikke ha dem i avdelingen i oppsigelsestiden og lar dem gå på dagen med full lønn i tre måneder.
Varsler er tilbake på jobb etter seks uker og dere har en samtale. Du forteller at det nå er mye roligere og at du tror leder har forstått at man må oppføre seg ordentlig på arbeidsplassen. Hun sier at hun er positiv og vil legge det hele bak seg. Hun går inn til avdelingen.
Varsler som opplever gjengjeldelse kan kreve erstatning
Telefonen ringer, og det er advokaten som jobber i fagforeningen til den som varslet. Hun vil gjerne ha et møte med deg. Personen som varslet har på ny blitt skjelt ut av omvarslede som var rasende fordi hun har stelt i stand så mye «dritt».
Advokaten sier at varsler opplever at dette en gjengjeldelse og at det vil bli krevd erstatning fra arbeidsgiver.
Anonym varsling
Under postutdelingen samme dag får du et anonymt brev hvor avsender hevder å jobbe i den berørte avdeling. Personen går i detalj på hendelser som har foregått over lang tid. Alt handler om destruktiv ledelse. Denne personen har sett hvilke negative sanksjoner varsler ble utsatt for og vil ikke stå frem med navn.
Ekstern hjelp
Nå innser du at du må ha hjelp og kontakter bedriftens advokat. Advokaten ber deg om å legge frem all loggført dokumentasjon, logg på samtaler og dokumentasjon på hvem som har tilgang til hva og når i henhold til regelverk i Arbeidsmiljøloven og GDPR.
Dette er bare begynnelsen….
Du vil få mange e-poster fra fagforening, advokater, ansatte, kanskje kunder og samarbeidspartnere?
Du løper fra brann til brann for å slukke flammene og dokumenthaugen bare vokser. Du sover dårlig om nettene og kjenner deg stresset.
Du har nå samlet all dokumentasjon, loggført og systematisert kronologisk. Sent en fredag kveld står du ved kopimaskinen. Du skanner alle dokumentene som skal til advokaten, trykker på «send» og kan endelig komme deg hjem.
Sent på kveld kommer du på at dokumentene med personsensitiv informasjon ligger igjen på kopimaskinen. Du får fjerne det mandag morgen før de andre kommer på jobb.
Søndag kveld ringer VG og forteller at de har fått tilgang til personsensitiv informasjon knyttet til et varsel om kritikkverdige forhold og spør om du vil uttale deg? Du har ikke noe å si.
Mandag morgen har du førstesiden i VG.
Datatilsynet og GDPR
Etter noen dager kommer Datatilsynet på besøk. Uvedkommende har fått tilgang til personsensitiv informasjon. Overtredelsesgebyr kan beløpe seg til inntil 4% av selskapets globale, årlige inntekt. Du er sliten, trett, har en stor klump i magen som bare vokser. Alle i ledergruppen ser anklagende på deg. Du er inkompetent. Du har gjort alt feil. Ingen støtter deg!
Du våkner opp, svett og klam, Du er skjelven. Sitter i sengen og stirrer ut i rommet. Det var bare et mareritt. Du har ikke fått et varsel. Du har ikke brutt Arbeidsmiljøloven og lov om GDPR. Men du vet at du skal anskaffe bedriften en digital portal for varsling, saksbehandling og lagring! Du skal være klar den dagen varselet kommer inn!
MittVarsel.no – din portal for å varsle, saksbehandle, kommunisere dokumentere og lagre!
