MittVarsel.no skal være en enkel og brukervennlig portal for varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten. Ledelsen skal være trygge på at informasjon og opplæring er tilpasset alle brukerne av systemet. Det skal være et enkelt brukergrensesnitt og samtidig en høy grad av sikkerhet som innfrir krav innen GDPR og regler i Arbeidsmiljøloven.
Man skal på en enkel måte informere, legge inn lenker, oppdatere seg på nye funksjoner, opprette nye brukere, saksbehandle og avslutte saker.
Ansatte skal lett finne frem i portalen, varsle om kritikkverdige forhold, være trygge på at varselet når frem til dem som kan gjøre noe med saken, samt å kunne kommunisere med saksbehandler underveis.
Det er viktig for oss at varslingsportalen innehar riktige funksjoner og at kundene våre opplever at portalen er nyttig for å informere og å saksbehandle et varsel.
For å kartlegge om vi går i riktig retning, har vi gjennomført en brukerundersøkelse blant våre kunder.
Det første spørsmålet vi ønsket svar på var om alle ansatte i organisasjonen har fått informasjon om MittVarsel.no
Her svarte 85 % at de har informert deres ansatte om MittVarsel.no, mens 15 % ikke hadde informert i organisasjonen.
- En årsak til at en ikke har informert kan være at administrator/ superbruker ikke har funnet tid til å sette seg inn i løsningen og derfor har utsatt å informere om det.
- En annen grunn kan være at man internt jobber med egne rutiner for varsling og etiske retningslinjer, og derfor venter med lansering til interne prosesser er ferdig behandlet.
Det var også viktig for oss å få vite hvordan informasjon om varslingsrutiner og system blir informert.
Undersøkelsen viste at det var litt ulikt hvilken måte som ble brukt for å informere ansatte om MittVarsel.
- 78 % bruker intranettside til å informere
- 35 % sender ut e-post til ansatte
- 14 % informerer på allmøte
- 71 % informerer gjennom HMS eller personalhåndbok
- 15% har ikke informert
Personalhåndbok, HMS håndbok og Intranettsiden er praktiske steder for informasjon om etiske retningslinjer og rutiner for varsling om kritikkverdige forhold.
Dersom midlertidige ansatte, studenter og personer i arbeidsmarkedstiltak ikke har tilgang til intranettsiden, anbefaler vi å informere om mittvarsel.no i arbeidskontrakten.
Hvor mange får innsyn i en sak?
Når det gjelder innsyn og håndtering av varselet, har
7 % svart et det kun er 1 person
93 % har svart at det er 2 -3 personer som har innsyn i en sak
Fordelen med at det kun er en som håndterer varslet, er at det det sørger for at konfidensialiteten av saken blir ivaretatt. Ulempen er dersom administrator/saksbehandler blir syk eller slutter så får ingen kjennskap til sakene. En annen problemstilling er dersom varselet omhandler administrator /saksbehandler vil det kunne oppstå en konfliktsituasjon.
Fordeler med flere i varslingsgruppen er at man kan fordele de ulike sakene, samt at man kan være medsaksbehandler i en sak. Det er også fordelaktig at flere får kjennskap til saken og kan diskutere framgangsmåte for hvordan håndtere saken.
Vi anbefaler å opprette et varslingsutvalg med to til tre ansatte, hvor utvalget bør bestå av personer med myndighet til å håndtere de kritikkverdige forholdene slik at de opphører.
Oppdatering av nye funksjoner? Vi oppdaterer MittVarsel.no med nye funksjoner ut ifra behovene som oppstår fra våre kunder. Det er derfor viktig for oss å få tilbakemeldinger på hvilke funksjoner som er nyttige, og om det er behov for andre funksjoner. Videre er det vår jobb å sørge for at alle kundene er kjent med funksjonene og kan enkelt oppdatere seg på disse.
Undersøkelsen viser at de fleste respondentene holder seg oppdatert på nye funksjonene.
- 70 % av respondentene har oppdatert seg på «hvordan tildele en sak til ansvarlig saksbehandler»,
- 57 % har oppdatert seg på «hvordan avslutte en sak» og «hvordan velge kategori på varslingssaken»
- 50 % har oppdatert seg på «hvordan avvise en sak» og «sjekket brukerveiledningen i menyen».
- 21% har oppdatert seg på statistikkfunksjonen
- 28% har oppdatert seg på hvordan opprette dokument i saksbehandlingen.
Vil du anbefale MittVarsel.no til andre?
78 % svarte ja på spørsmål om de vil anbefale oss til andre, mens 14 % svarte nei. De som svarte nei, forklarte dette med at de ikke hadde testet ut løsningen og derfor ikke kunne uttale seg
To av respondentene stiller spørsmål om tilrettelegging og saksbehandling av konfliktsaker. Vi vil her følge opp de kundene som har etterspurt det, for å se hvordan vi kan tilrettelegge for at de kan bruke systemet til flere typer saker.
En annen tilbakemelding vi fikk var denne, og her har vi løsningen klar: «Det kunne vært bra om flere kunne være saksbehandlere og se saken, siden vi jobber som et team».
Svar på dette er følgende:
Det er mulig å legge til en medsaksbehandler, dette kan gjøres under fanen «saksbehandling» og under «medsaksbehandler». Medsaksbehandler får kun tilgang til det aktuelle varselet.
Oppdatering av nye funksjoner:
MittVarsel.no er i kontinuerlig utvikling. Vi lytter til våre kunder og tilpasser nye funksjoner etterhvert. Når du som administrator logger deg inn i mittvarsel.no har du en meny på venstre side. Alle nye funksjoner blir lagt inn under innstillinger og når du «huker» av på den innstillingen vil den være tilgjengelig for din organisasjon.
Statistikk er en funksjon som gir oversikt over hvilke kategorier sakene har, hvor mange det har vært fordelt på årets 12 måneder.
Statistikken kan lastes ned å brukes i presentasjoner innad i virksomheten og i styremøte for å vise antall varslingssaker, samt hvilke typer saker det er.
Dette kan være til nytte for organisasjonen med tanke på hvordan de skal jobbe med å forebygge kritikkverdige forhold.
Brukerveiledning
Dersom en er usikker på hvordan fordele oppgaver, saksbehandler, avslutte en sak eller andre ting, så kan en logge seg inn i MittVarsel.no
Nederst på venstre side i menyen finner du brukerveiledning for blant annet hvordan fordele oppgaver, saksbehandling og avslutte en sak.
Her ligger også en veiledning tilgjengelig for den som vurderer å varsle om en sak.
Oppfølging videre:
Vi har fått positive tilbakemeldinger på at MittVarsel er et lettfattelig system og at våre kunder opplever god oppfølging. Dette setter vi stor pris på, og ønsker å fortsette med ved å være tilgjengelig for våre kunder. Som kunde har du fri support og kan kontakte oss på mobil 93 25 93 72 eller 462 98 666.
Som et resultat av Koronanaepidemien tilbyr vi ukentlige webinar. Du kan da nå oss via vår hjemmeside eller å følge lenken:
https://web.mittvarsel.no/webinar
Og husk at vi er her for dere, så ta kontakt ved behov for support!Tlf: 93 25 93 72
E-post: post@digitaliq.no
